PERSONAL DATA PRODECTION

                 ASFARMA MEDİKAL DENTAL ÜRÜNLER VE TİCARET A.Ş.

CLARIFICATION TEXT ON PROCESSING PERSONAL DATA

We, as Asfarma Medikal Dental Ürünler ve Ticaret A.Ş. pay utmost care to the safety of your personal data. Having such awareness, our Company attaches great importance to processing and keeping of all kinds of personal data belonging to the persons associated with our Company, including those utilizing our services, in compliance with Law No. 6698 on Protection of Personal Data (“Law on PPD”). In awareness of our responsibility, we process your personal data in a manner described below and within the limits ordered by the legislation as the “Data Supervisor” as defined in the Law on Protection of Personal Data. 

1. Identity of Data Supervisor

Pursuant to the Law No. 6698 on Protection of Personal Data; we the Asfarma Medikal Dental Ürünler ve Ticaret A.Ş. (“Company”) as Data Controller, having our seat at Kadir Has Center Is Merkezi, Ressam Halim Sk. No: 7 D: 32, 34180 Bahcelievler / Istanbul, shall be able to process, record, maintain, classify, and update your personal data within the scope described below in compliance with the law and good faith and to disclose / transfer them to the third parties under the conditions permitted by the legislation and/or provided that such acts are limited with the purpose of process.

2. Processing Purpose of Personal Data

Our Company processes personal data limited to the purposes and terms within the personal data processing specified in Paragraph 2, Article 5 and Paragraph 3 and Article 6 of Law No. 6698 on Protection of Personal Data. These purposes and terms are as follows:

– Provided that it is stipulated explicitly in Laws that our Company is allowed to carry out activities regarding processing of your personal data,

– Provided that processing of your personal data by our Company is necessary and directly related to the execution or performance of a contract,

– Provided that it is necessary to process your personal data in order for our Company to fulfil its legal obligation,

– Provided that your personal data is processed by our Company limited with your purpose of making public, provided that your personal data is made public by you,

– Provided that processing of your personal data by our Company is necessary in order to establish, exercise, or protect the rights of our Company, or you, or the third parties,

– Provided that processing of the personal data is necessary to conserve the legal interests of our Company, on the condition that such act does not harm your fundamental rights and freedoms,

– Provided that processing of the personal data by our Company is necessary in order to protect the life or physical integrity of personal data owner, or another person, and that the owner of personal data is in a state preventing him/her to state his/her consent due to physical impossibility or legal invalidity,

– Provided that processing the private personal data except the health and sexual life of the personal data owner it is stipulated under the law,

– Processing of the private personal data regarding the health and sexual life of the personal data owner by the persons or authorized institutions and organizations under the confidentiality obligation in order to protect the public health and to carry out the services of preventive medicine, medical diagnosis, treatment, and care services, planning and managing the health services and financing.

In case these conditions are not present; the Company requests explicit consents of the personal data owners in order to process the personal data.

Under the abovementioned conditions; our Company may process the personal data for the purposes including but not limited with the following:

• As part of performance of the necessary procedures and related business processes by our relevant work units and in order to facilitate the trade activities carried out by our Company;

– Planning and performance of business operations and ensuring business continuity,

– Tracking of finance and/or accounting operations,

– Informing the authorized institutions subject to the legislation,

– Planning and facilitating corporate communication operations,

– Planning and performing production and/or operational processes,

– Planning and facilitating authorizations of the partners and/or suppliers to access information,

In line with the purpose of carrying out necessary efforts to offer the products and services of our Company to personal data owners according to preferences, habits and needs;

– Planning and performance of market research operations in order for sales and marketing of the products and services,

– Sales and after-sale operations as well as procurement operations,

• Ensuring execution of our Company’s human resources policies;

• Ensuring the legal and commercial safety of our Company and of those who has business affiliations with our Company;

•Conducting satisfaction assessment operations for our current customers, organization and event management, running sales and purchasing processes, facilitation of finance and accounting procedures,

•Conducting internal audit processes,

• Carrying out occupational health and safety operations,

• Fulfilment of notification obligations against the relevant / authorized public agencies (Courts, Ministry of Finance, Ministry of Labour and Social Security, Ministry of Internal Affairs, etc.),

• Executing information and physical safety processes,

• Meeting your requests and informing you about requests status and results.

3. To Who and For What Purposes Personal Data May be Transferred

Collected personal data may be transferred to our business partners, suppliers, company officials, shareholders, public agencies and private persons legally authorized for the following purposes: performance of necessary efforts by our units in order to offer you products and services of our Company, propose the services offered by our Company according to your needs, ensuring the legal and commercial safety of our Company and those who are in business relation with our Company (such as the administrative operations intended for the communication carried out by our Company, ensuring physical safety and inspection of the Company locations, business partner / customer / supplier (officers or employees) evaluation,  legal conformity process, inspection, financial affairs, etc.), and identifying and applying trade and business strategies of our Company as well as implementing human resources policies of our Company within the framework of the terms and purposes of personal data processing specified in Articles 8 and 9 of PPD Law. 

4. Method and Legal Reason for Collecting Personal Data

Your personal data may be collected in verbal, written, or electronic forms using automatic or non-automatic methods by our Company units, branches, internet site, social media platforms, mobile application and similar media depending on the services provided by our Company as well as trade operations of our Company. Your personal data may be created, updated, and processed as long as you make use of the products and services offered by our Company and our Group Companies.

5. Rights of Personal Data Owner Listed in Article 11 of PPD Law

Should you, as the personal data owners, submit your requests regarding your rights through the methods regulated hereunder this Information Statement, our Company shall conclude the request at the latest within thirty days free-of-charge depending on the nature of the request. However, in case a fee is stipulated by the Board of Personal Data Protection, you will be charged over the tariff determined by our Company. In that extent, the personal data owners shall be entitled to: 

• Find out whether their personal data is processed or not,
• Request information if their personal data is processed,
• Find out the purpose of personal data processing, and whether such data are used for the intended purpose,
• Find out the third parties in and out of the country to whom the personal data is transferred,
• Request correction of any missing or inaccurate personal data, and request such transaction to be notified to the third parties to whom the personal data is transferred,
• Request deletion or destruction of personal data if grounds for data processing do not exist anymore even though such data was processed in compliance with the provisions of PPD Law and other relevant laws, and request such transaction to be notified to the third parties, to whom the personal data is transferred,
• Object to any negative consequence arising against himself/herself due to analysis of the processed personal data exclusively via automatic systems,
• Claim remedial of any incurred damages due to illegal processing of personal data.

You, as the person of interest, are required to communicate your claims to our Company in writing. In that extent, we recommend you to use the “Person of Interest Information Request Application Form” document provided under the topic of Protection of Personal Data at www.asfarma.com in order for your applications made to our Company under Article 11 of PPD Law to be managed accurately and quickly, and to submit your application in person or through certified mail along with the documents / information which may be requested depending on your request as well as necessary identification documents. In addition, you may submit person of interest information request form as online user (through Electronic Mail Address you previously provided to our Company for registration to our company’s system) over kvkkbilgi@asfarma.com.

                

ASFARMA MEDİKAL DENTAL ÜRÜNLER VE TİCARET A.Ş.

KİŞİSEL VERİLERİN   İŞLENMESİ AYDINLATMA METNİ

Asfarma Medikal Dental Ürünler ve Ticaret A.Ş . olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle, Şirket olarak hizmetlerimizden faydalanan kişiler dahil , Şirket ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”)’na uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesine büyük önem veriyoruz. Bu sorumluluğumuzun bilinci ile Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nda tanımlı şekli ile “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği şekilde ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. 

1. Veri Sorumlusu Kimliği

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca, kişisel verileriniz; Veri sorumlusu Kadir Has Center İşmerkezi, Ressam Halim Sk. No: 7 D:32, 34180 Bahçelievler / İstanbul Asfarma Medikal Dental Ürünler ve Ticaret A.Ş. (“Şirket”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde işleyebilecek, kaydedebilecek, saklayabilecek, sınıflandırabilecek, güncelleyebilecek ve mevzuatın izin verdiği hallerde ve/veya işlendikleri amaçla sınırlı olarak 3. kişilere açıklayabilecek/aktarabileceğiz.

2. Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Şirketimiz 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunun 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. Maddenin 3. Fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel veriler işlemektedir. Bu amaçlar ve koşullar;

– Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin Şirketimizin ilgili faaliyette bulunmasının Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

– Kişisel verilerinizin Şirketimiz tarafından işlenmesinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,

– Kişisel verilerinizin işlenmesinin Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

– Kişisel verilerinizin sizler tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla; sizlerin alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Şirketimiz tarafından işlenmesi,

– Kişisel verilerinizin Şirketimiz tarafından işlenmesinin Şirketimizin veya sizlerin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,

– Sizlerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimiz meşru menfaatleri için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,

– Şirketimiz tarafından kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının kişisel veri sahibinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumda da kişisel veri sahibinin fiili imkânsızlık veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması,

– Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinin kanunlarda öngörülmesi,

– Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesidir.

Bu şartların bulunmaması halinde; kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmak için Şirket kişisel veri sahiplerinin açık rızalarına başvurmaktadır.

Yukarıda belirtilen koşullar altında; Şirketimiz kişisel verileri, bunlarla sınırlı olmamak üzere aşağıdaki amaçlarla işleyebilmektedir:

• Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi doğrultusunda;

– İş faaliyetlerinin ve iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

– Finans ve/veya muhasebe işlerinin takibi,

– Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi,

– Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

– Üretim ve/veya operasyon süreçlerinin planlaması ve icrası

– İş ortakları ve/veya tedarikçilerin bilgiye erişim yetkililerinin planlanması ve icrası

Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin kişisel veri sahiplerinin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek kişisel veri sahiplerine önerilmesi için gerekli çalışmaların yapılması amacı doğrultusunda;

– Ürün ve hizmetlerin satış ve pazarlaması için pazar araştırması faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

– Satış ve satış sonrası operasyonlar ile satın alma operasyonları,

• Şirketimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini;

• Şirketimizin ve Şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini;

•Mevcut müşterilerimiz için memnuniyet değerlendirme faaliyetlerinin yürütülmesi, organizasyon ve etkinlik yönetimi, satış ve satın alma süreçlerinin yürütülmesi, finans ve muhasebe işlemlerinin gerçekleştirilmesi,

•İç denetim süreçlerinin yürütülmesi,

• İş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi,

• İlgili/yetkili kamu kuruluşlarına bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmesi (Mahkemeler, Maliye Bakanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, İç işleri Bakanlığı v.b.),

• Bilgi ve fiziksel güvenlik süreçlerinin yürütülmesi

• Taleplerinizin karşılanması ve talep durumu ve sonucu hakkında sizleri bilgilendirmek

3. Kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği

Toplanan kişisel verileriniz;  Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların birimlerimiz tarafından yapılması, Şirketimiz tarafından sunulan hizmetlerin sizlerin ihtiyaçlarına göre sizlere önerilmesi, Şirketimizin ve Şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini (Şirketimiz tarafından yürütülen iletişime yönelik idari operasyonlar, Şirkete ait lokasyonların fiziksel güvenliği ve denetimi sağlamak, iş ortağı/müşteri/tedarikçi (yetkili veya çalışanları) değerlendirme süreçleri,  hukuki uyum süreci, denetim, mali işler v.b.), Şirketimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması ile Şirketimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini amaçlarıyla; iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, Şirket yetkililerine, hissedarlarımıza, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişilere, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir. 

4. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından sağlanan hizmet ve Şirketimizin ticari faaliyetlerine bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle birlikte; otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, Şirketimiz birimleri, şubeleri, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Şirketimiz ve Topluluk Şirketlerimizin sunduğu ürün ve hizmetlerden yararlandığınız müddetçe oluşturularak ve güncellenerek kişisel verileriniz işlenebilecektir

5. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kanunu’nun 11. maddesinde Sayılan Hakları

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, işbu Aydınlatma Metni’ n de aşağıda düzenlenen yöntemlerle Şirketimize iletmeniz durumunda Şirketimiz talebin niteliğine göre talebi en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde, Şirketimiz tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri; 

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVK Kanunu’nun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

İlgili kişi olarak hak taleplerinizi, yazılı olarak Şirketimize iletmeniz gerekmektedir. Bu çerçevede, Şirketimize KVK Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında yapacağınız başvuruların sağlıklı ve hızlı şekilde yönetilmesi için, www.asfarma.com web adresinde Kişisel Verilerin Korunması başlığı altında yer alan “İlgili Kişi Bilgi Talep Başvuru Formu” belgesini kullanmanızı, talebinize göre istenebilecek belge/bilgileri ve kimliğinizi tespit edici gerekli belgeleri de sağlayarak bizzat elden ya da iadeli taahhütlü mektup ile yapılmasını öneriyoruz. Ayrıca, ilgili kişi bilgi talep formunu Çevrimiçi kullanıcı olarak (Şirketimize daha önce bildirdiği ve şirketimizin sisteminde kayıtlı bulunan Elektronik Posta Adresi ile) kvkkbilgi@asfarma.com. üzerinden yine bizlere talebinizi iletebilirsiniz.